Groupe de base

1241 Secrétaires (sauf domaines juridique et médical)

Exemples d'appellations d'emploi

• secrétaire (sauf domaines juridique et médical)
• secrétaire exécutif/secrétaire exécutive (sauf domaines juridique et médical)
• secrétaire particulier/secrétaire particulière
• secrétaire technique

Fonctions principales

• préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes sténographiques, dictées ou manuscrites;
• ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
• fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
• commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
• répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
• établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
• formuler et mettre en oeuvre les modes de fonctionnement du bureau;
• accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente;
• consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
• organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
• compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, et effectuer, si nécessaire, des recherches;
• organiser, s'il y a lieu, des conférences;
• surveiller et former, s'il y a lieu, d'autres employés en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants.

Conditions d'accès à la profession

• Un diplôme d'études secondaires est habituellement exigé.

• Un programme collégial d'un ou de deux ans en techniques de bureau
  ou
  de l'expérience dans le travail de bureau est exigé.

Appellations à ne pas confondre

• Adjoints/adjointes de direction (1222)
• Directeur/directrice de bureau (voir 1221 Agents/agentes d'administration )
• Rapporteurs/rapporteuses judiciaires et transcripteurs médicaux/transcriptrices médicales (1244)
• Secrétaires juridiques (1242)
• Secrétaires médicaux/secrétaires médicales (1243)