Groupe de base

1242 Secrétaires juridiques

Les secrétaires juridiques effectuent diverses tâches administratives et de secrétariat dans des cabinets d'avocat, les services juridiques de grandes entreprises, les sociétés immobilières, les bureaux de cadastre, les gouvernements fédéral et provinciaux, les administrations municipales et les tribunaux.

Exemples d'appellations d'emploi

• secrétaire au contentieux
• secrétaire juridique
• secrétaire à l'immobilier

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Fonctions principales

Les secrétaires juridiques exercent une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :

• préparer et saisir à l'ordinateur des lettres et des documents juridiques tels que des actes notariés, des testaments, des affidavits et des mémoires, à partir de textes manuscrits, sténographiés ou dictés;
• réviser et relire les documents et la correspondance pour vérifier s'ils sont conformes aux procédures juridiques et à l'usage grammatical;
• fixer les rendez-vous et les dates des réunions et des conférences de l'employeur;
• établir et tenir des systèmes de classement, selon les principes établis pour la gestion des documents et des procédures juridiques, et contrôler fréquemment la sécurité des documents confidentiels;
• ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services ou organismes;
• formuler et mettre en oeuvre les méthodes de travail;
• surveiller et former, s'il y a lieu, d'autres employés en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'exploitation de logiciels courants;
• assister, au besoin, à des audiences devant les tribunaux, à des réunions ou à des conférences afin de prendre des notes, de noter en sténographie des textes dictés et de rédiger les procès-verbaux;
• exécuter, s'il y a lieu, d'autres tâches générales de bureau, notamment préparer les relevés financiers.

Conditions d'accès à la profession

• Un diplôme d'études secondaires est habituellement exigé.

• Un programme collégial d'un an ou de deux ans ou une formation scolaire spécialisée en techniques de bureau ou en secrétariat juridique est habituellement exigé.

Appellations à ne pas confondre

• Commis aux règlements municipaux (voir 1441 Commis de soutien administratif )
• Rapporteur/rapporteuse (voir 1244 Rapporteurs/rapporteuses judiciaires et transcripteurs médicaux/transcriptrices médicales )
• Techniciens/techniciennes juridiques et personnel assimilé (4211)